Stand: Mai 2026
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Manfred van Asten
Blumenröderstr. 5 A
65549 Limburg an der Lahn
E-Mail: kontakt@vanastencoaching.com
Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten).
a) Beim Besuch der Website
Beim Aufrufen dieser Website werden automatisch Informationen an den Server der Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Erfasst werden u. a.: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem.
Die genannten Daten werden verarbeitet, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau und eine komfortable Nutzung der Website zu gewährleisten sowie zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt). Speicherdauer: Logfile-Daten werden in der Regel nach 7 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Aufbewahrung erforderlich ist.
b) Kontaktformular (Microsoft Forms)
Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anliegen) an Microsoft Forms übermittelt und dort gespeichert. Microsoft Forms ist ein Dienst der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Microsoft verarbeitet die Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung und speichert sie auf Servern innerhalb der EU. Speicherdauer: Kontaktanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, spätestens nach 12 Monaten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
c) Terminvereinbarung über Microsoft Outlook
Wenn Sie einen Termin mit uns vereinbaren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Termininhalt) über Microsoft Outlook verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Terminorganisation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Termindaten werden nach Ablauf von 12 Monaten nach dem jeweiligen Termin gelöscht, sofern keine anderweitige Aufbewahrungspflicht besteht. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
d) Nutzung von Gamma.ai als Website-Plattform
Diese Website wird über die Plattform Gamma.ai betrieben. Der Anbieter kann technische Daten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel) erfassen, um die Bereitstellung der Website zu ermöglichen. Dabei kann es zu einer Übertragung personenbezogener Daten in Drittländer (z. B. USA) kommen. Gamma.ai sichert solche Übertragungen durch Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO ab. Speicherdauer: Richtet sich nach den Vorgaben von Gamma.ai.
e) Nutzung von Alfima.io (Digitale Kurse und Zahlungsabwicklung)
Für die Bereitstellung und Abwicklung unserer digitalen Kurse sowie zur Zahlungsabwicklung nutzen wir die Plattform Alfima.io. Im Rahmen der Nutzung werden personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen, Kurszugänge) an Alfima übermittelt und dort verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung, Verwaltung von Kundenkonten und Abwicklung von Zahlungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Einwilligung erteilt wird, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alfima verarbeitet Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung und kann dabei Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, stellt Alfima die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards sicher (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO). Speicherdauer: Kundendaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie darüber hinaus für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre für steuerrelevante Daten) gespeichert. Weitere Informationen: https://alfima.io/datenschutz
f) Zahlungsabwicklung über PayPal
Für die Zahlungsabwicklung bieten wir unter anderem den Dienst PayPal an. Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Im Rahmen des Bezahlvorgangs werden die erforderlichen Zahlungsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen) an PayPal übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie den Vorgaben von PayPal. Weitere Informationen: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full
g) Durchführung von Online-Meetings und Coachings (Zoom)
Für die Durchführung von Online-Meetings, Coachings, Workshops und digitalen Kursen nutzen wir den Dienst Zoom. Anbieter ist die Zoom Communications Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, Gesprächsinhalte, Bildschirmfreigaben, Meeting-Metadaten.
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung und Nachbereitung unserer Coaching- und Beratungsleistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Aufzeichnungen erfolgen, basiert die Verarbeitung zusätzlich auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zoom kann personenbezogene Daten außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeiten; der Anbieter verwendet geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (SCC). Speicherdauer: Meeting-Aufzeichnungen werden nach Abschluss der Coaching-Leistung gelöscht, spätestens nach 12 Monaten. Weitere Informationen: https://explore.zoom.us/de/privacy/
h) Nutzung von Hedy AI zur KI-gestützten Gesprächsdokumentation
Zur Unterstützung unserer Coaching- und Beratungsleistungen nutzen wir den Dienst Hedy AI, um Gespräche und Meetings KI-gestützt zu dokumentieren, zu transkribieren sowie Zusammenfassungen und Gesprächsnotizen zu erstellen. Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Gesprächsinhalte, Audioinformationen, Teilnehmernamen, automatisch erzeugte Transkripte, Gesprächszusammenfassungen und Notizen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Dokumentation, Nachbereitung und Qualitätssicherung unserer Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine KI-gestützte Analyse von Gesprächsinhalten erfolgt, basiert diese zusätzlich auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung erfolgt vor Beginn entsprechender Aufzeichnungen oder Transkriptionen. Wir nutzen Hedy AI in einer EU-konformen Version; nach Angaben des Anbieters werden die übermittelten Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Speicherdauer: Transkripte und Gesprächsnotizen werden nach Abschluss der Coaching-Leistung für maximal 12 Monate gespeichert. Weitere Informationen: https://www.hedy.ai/privacy-policy
Der Mitgliederbereich unter mitglieder.vanastencoaching.com verarbeitet zur Anmeldung und Bereitstellung der Lerninhalte folgende Daten: Name, E-Mail-Adresse, belegte Kurse, Lernfortschritt sowie Support- und Chatverläufe mit der KI-Assistentin „Adriana".
Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework). Die Nutzung von Adriana erfolgt zur Beantwortung Ihrer Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. auf Grundlage Ihrer bei der Registrierung erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Hinweis zur KI (EU AI Act): „Adriana" ist eine KI-Assistentin. Ihre Antworten, ihre Stimme und ihr Gesicht sind KI-generiert. Sie ersetzt keine persönliche Beratung, Therapie oder medizinische bzw. rechtliche Auskunft.
Diesen Abschnitt bitte von eurem Datenschutz-Anbieter prüfen lassen. Er betrifft besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit).
Freigeschaltete Mitglieder können im Mitgliederbereich den persönlichen KI-Begleiter nutzen. Er unterstützt beim Sortieren von Gedanken und ersetzt weder unsere persönliche Begleitung noch eine ärztliche oder psychotherapeutische Behandlung.
Welche Daten verarbeitet werden:
Gesundheitsbezogene Angaben: Wenn Sie dem Begleiter von Ihrem Befinden, Stress, Schlaf, Erschöpfung oder hormonellen Themen berichten, verarbeiten wir damit Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Das geschieht ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie vor der ersten Nutzung gesondert erteilen.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsdaten).
Empfänger: Ihre Nachrichten, Ihr Profil und Ihre Merkpunkte werden zur Erzeugung der Antwort an die Anthropic PBC (USA) übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO. Eine Verwendung Ihrer Daten zum Training der KI-Modelle findet nicht statt. Gespeichert werden die Daten in unserer Datenbank bei Supabase (Serverstandort EU), gehostet wird die Anwendung bei Vercel Inc. (USA).
Vertraulichkeit: Jedes Mitglied hat ausschließlich Zugriff auf die eigenen Gespräche, Merkpunkte und Profildaten. Das ist serverseitig technisch abgesichert. Ihre Gespräche sind privat: Auch Martina und Manfred van Asten können sie nicht einsehen. Wir sehen nur Notizen, die Sie selbst zum Teilen freigeben.
Speicherdauer: Gespräche werden 12 Monate nach der letzten Aktivität automatisch gelöscht. Unabhängig davon können Sie einzelne Gespräche, Merkpunkte und Notizen sowie Ihren gesamten Verlauf jederzeit selbst in Ihrem Profil löschen.
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in Ihrem Begleiter-Profil widerrufen. Der Begleiter ist danach gesperrt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Hinweis zur KI (EU AI Act): Der persönliche Begleiter ist eine künstliche Intelligenz. Seine Antworten sind KI-generiert und können fehlerhaft sein. Er stellt keine Diagnosen und gibt keine medizinischen Anweisungen. In akuten Krisen wenden Sie sich bitte an den Notruf 112 oder die Telefonseelsorge unter 0800 111 0 111.
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder eine rechtliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
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Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde für Hessen ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, www.datenschutz.hessen.de
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